Etablissement public administratif sous double tutelle des Ministères en charge de l?agriculture et des sports. L'établissement est au service des acteurs de la filière équine avec pour principales missions de :?
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Missions du poste : L'assistant-e de direction assure l’ensemble des tâches administratives et de gestion courante pour : • L’écuyer en chef directeur du pôle ETFPS et ses adjoints. • La production du Cadre noir en lien avec le responsable des productions, • Le centre de documentation, • Le service tourisme Description des activités En lien avec la Direction générale (DG) • Gestion et mise à jour du listing institutionnel en lien avec le secrétariat DG • Gestion des listes d’invités pour les galas du Cadre noir et envoi des invitations (environ 12 galas à Saumur – 6 galas hors Saumur) • Protocole de placement des tribunes officielles et gestion des invités (accueil – cocktail) pour les galas à Saumur Pour la production Cadre noir en lien avec le responsable des relations avec les producteurs : • Galas à Saumur : Rédaction des notes de service et conventions Réservation des hébergements artistes équestres et orchestre Neutralisation des places en début de saison Gestion des soirées de galas selon convention avec la Communauté d’agglomération – Mairie de Saumur et le CD 49 • Galas hors Saumur : Préparation des devis, des conventions, des notes de service Préparation des déplacements sur le lieu des galas : Accueil invités – gestion des places en lien avec le producteur Gestion des cocktails • Accueil de séminaires ou visites spéciales : Réception de la demande et étude de faisabilité Établissement du devis, de la convention et de la note de service Coordination de la réalisation Pour l’écuyer en chef et ses adjoints • Gestion de l’agenda de l’écuyer en chef et des prises de rendez-vous • Prise en charge de l’ensemble des aspects logistiques de l’organisation des rendez-vous, réunions de service ou événements • Organisation et coordination des déplacements • Suivi des dossiers et courriers • Rédaction et mise en page des documents divers • Relecture et vérification de la mise en forme de l’ensemble des documents mis à la signature • Rédaction des notes • Rédaction des comptes rendus de réunions auxquelles elle assiste. • Relations avec les autres directions et partenaire externes • Suivi, enregistrement et archivage de documents • Recherches documentaires si nécessaire • Gestion et saisie des entretiens professionnels des 42 agents : 10 administratifs – 31 écuyers – 1 vétérinaire • Centralisation de la notation des militaires (officiers et sous-officiers) en liaison avec e Ministère des Armées • Gestion des listes et envoi des vœux T Compétences requises pour le poste Savoirs et savoir-faire • Archiver • Diffuser une information, une publication • Mettre en forme un document • Organiser une réunion • Prioriser • Rédiger un acte juridique Savoir-être • Autonome • Force de proposition et d'initiative • Être orienté vers l'action et le résultat • Sens de l’organisation • Faire preuve de discrétion • Sens de relations humaines Connaissances • Applications informatiques métier • Environnement administratif et institutionnel • Techniques de secrétariat • Bureautique et outils collaboratifs Champ relationnel du poste En interne • Direction générale • Directeur et adjoints du pôle ETFPS • Responsable médiathèque • Les agents de l’Institut En externe • Autorités nationales et locales, militaires et civiles • Les élus • Producteurs, artistes équestres, orchestres • Fournisseurs Conditions particulières de travail • Déplacements possibles • Respecter les règles strictes de confidentialité • Plages horaires variables en fonction des évènements • Être polyvalent au sein de son département Conditions de recrutement Les agents fonctionnaires sont accueillis en Position Normale d’Activité (PNA) ou par la voie de détachement selon le statut d’origine. Les agents contractuels sont recrutés sous contrat de droit public (en application de l’articles L 332-4 du Code Général de la Fonction Publique). En cas de recrutement CDD, la durée sera de 1 an éventuellement renouvelable.
Niveau 5 (Bac + 2)